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會計檔案管理辦法

第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條下列會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。

第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。

第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

第二十六條單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。