、凡在學校報支的圖書資料、軟件等都必須先入圖書館固定資產帳，須用人員應按圖書館的借書手續辦理。

四、在明確財產物資保管和使用責任制的過程中特別要做好安全防范工作，確保固定資產、庫存材料的安全可靠，務必做好防火、防盜、防潮、防腐等安全工作，經常保養、整修，保障教育、教學、生活、學習所需。

五、學校一切校產、校具都必須由固定資產保管員登記造冊，特別要加強固定資產、物資的調撥、自制、改制、融資租入及接受捐贈的登記造冊工作，都要入固定資產及材料帳，避免資產的“體外循環”，杜絕變相“小金庫”的發生。

五、加強固定資產、庫存材料的購建（采購）、驗收（入庫）、使用（領用）、調撥、報廢、清查環節的管理，嚴格各項審批、領用手續。

、購建（采購）環節的管理

（）要根據需要與可能，努力用現代科學技術裝備充實和改善辦學條件。但是要反對不切合實際的貪大求洋標新立異講排場擺闊氣的不良之風，結合學校事業發展的實際需要，制定固定資產的購建計劃。

（）庫存材料的采購一定要按教育教學及業務的需要，制定消耗定額，按計劃進行采購，要防止積壓和浪費。材料儲備定額由材料保管員制訂報校長室和財務部門備案。某種材料儲備定額=某種材料全耗用量/天×單價×儲備天數。

（）購建前，必須按計劃填制請購單（一式兩份）。如果是基建項目還必須有可行性研究決策分析報告和設計概算資料。

（）購建時，要做到集中統一，由采購人員按批準的計劃采購，按照內控制度規定，業務經辦與財物保管員屬不兼容職務，必須分開。采購要貨比三家，大宗同類物資要集中批發采購，按物資的最優性價比挑選采購。專業設備或貴重物品要吸收專業人員一起采購。

（）采購財產物資的折讓、回扣或搭售的物品都必須如實反映并繳財物部門入帳，作相應的會計處理。

、驗收（入庫）環節的管理

（）固定資產、庫存材料購建后必須驗收入庫，倉庫保管員憑請購單、購貨發票進行實物驗收，如發現實物與請購單或與發票所載內容不同，暫緩驗收，待查明原因后再處理。如果一致，則開出驗收入庫單，并在發票上加蓋“已入庫”戳記，并在驗收欄簽章，分別固定資產或庫存材料登記明細帳，是固定資產的還要填制固定資產卡片。

（）采購人員憑請購單、發票及財產、物資驗收入庫單，先送有關人員審核，再送有關負責人審批后方可報銷。

、使用（領用）環節的管理

（）按照工作任務和工作進度的需要領用物資，充分發揮固定資產和庫存材料的效能。

（）按部門領用，保管的責任落實到部門和責任人。

（）嚴格領用的審批手續，領用財產物資一般以部門為單位，由領用人填寫領用單（出庫單）經部門負責人審核，按學校財務管理制度規定的審批權限，報經有關負責人審批后，方可領用。對于手續不全的領用單，保管員不予受理。按照財務制度規定當期的支出當期入帳，月底（每月日前）保管員要將出庫單（采用先進先出法發出材料）隨月報表，報財務會計進行核算，對手續不全的出庫單財務部門不予受理。　　

（）凡領用的固定資產，材料物資，只作辦公、公務之用，不得私自挪用它處。，