建設銀行會計檔案管理辦法

第一條 為加強建設銀行會計檔案管理工作，使會計檔案更好的為建設銀行各項工作服務，根據財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》，結合我行業務發展的實際情況，特制定本辦法。

第二條 建設銀行會計檔案，是指各級建設銀行在財務、會計業務活動中形成的，具有查考利用價值的會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映建設銀行各項經濟業務活動的重要史料和原始憑證。

第三條建設銀行會計檔案包括業務會計、儲蓄會計、外匯會計和經費會計四種檔案材料，統稱建設銀行會計檔案。

第四條各級建設銀行會計檔案工作，由本級行檔案部門統一管理，并接受上級行和本地區檔案行政管理部門以及有關業務部門的指導、監督和檢查。

第五條 各級行在各種會計業務活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等會計核算專業材料，均屬歸檔之列。有關財務計劃、財務預決算管理和會計制度辦法以及財會工作方面的請示、報告、批復等文件材料，列入文書檔案管理的范圍。

第六條保管期限

1.建設銀行會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩種，定期保管的會計檔案又分為保管15年和5年兩檔。

2.因國家有關部門對外匯會計檔案管理尚無規定，各級行外匯會計檔案暫全部按人民幣會計檔案期限管理。

3.各級行可根據本行庫房條件、利用需要等實際情況，適當延長會計檔案的保管年限，但不能縮短。

4.對已兌付的公債、國庫券(含國庫券收款憑證)、金融債券及其他有價證券的保管年限，按有關單行辦法規定辦理。

第七條會計檔案的整理立卷

1.各級行形成會計檔案的部門，應有專門人員負責會計檔案的整理立卷和移交歸檔工作。會計年度終了后，會計經辦人員應將裝訂好的會計憑證、帳簿、報表移交給本部門立卷人員，由立卷人員負責以本(冊)為單位填裝會計檔案盒(袋)，并對會計憑證、帳簿、報表分別進行排列

編號。

2.經過整理立卷的會計檔案，由立卷人員分別對憑證、帳簿、報表逐盒(袋)填寫案卷目錄一式兩份。一份留本部門備查，另一份隨會計檔案一同移交給本行檔案部門保存。

3.會計檔案案卷外型應整齊美觀。各行可根據整齊、美觀、適用的原則，選用盒式或袋式裝具存放。

4.案卷封面和脊背一般應包括立卷部門、類別、冊數、時間、保管期限和檔號等項目，具體式樣各行可自行設計。

5.會計經辦人員對破損的憑證、帳簿、報表要進行修補。裝訂要規范、牢固整齊，裝訂時不得壓字和掉頁。

第八條使用計算機打印、套印的帳表憑證，其規格必須符合會計制度的要求，其管理方法及保管期限與一般紙制會計檔案同。

第九條 磁記錄的會計檔案，是建設銀行會計檔案的組成部分。各級行對使用計算機處理會計核算數據和資料而形成的軟盤、硬盤等磁性材料，應按磁性材料的技術要求提供保管環境，妥為保管。其保管期限與歸檔方法與紙制會計檔案同。

第十條 會計檔案立卷完成后，先在會計檔案形成部門保管二年以便于查找利用。會計檔案形成部門在保管會計檔案期間，應按照檔案管理要求，保證會計檔案的齊全、完整。

第十一條 各類會計檔案在其形成部門保管期滿之后，由本部門立卷人員于次年三月底之前向本行檔案部門移交。交接雙方部門負責人和經手人均應在移交表上簽字或蓋章。

第十二條 各級行檔案部門對接收的各類會計檔案，應進行分類、編目，以便于保管和提供利用。業務會計檔案、儲蓄會計檔案、外匯會計檔案和經費會計檔案應分別編目保管。

第十三條 各類會計檔案均采用“形式??年度”分類法，即首先按會計檔案的形成分成會計憑證、會計帳簿、會計報表三大類，每一類中再按年度順序進行分類。

第十四條 檔案部門在會計檔案分類的基礎上應分別對業務會計檔案、儲蓄會計檔案、外匯會計檔案、經費會計檔案的實體進行排列編目，即在同一種會計檔案內，先把會計報表、會計帳簿、會計憑證各自分開，再分別按照年度順序進行排列，然后以卷(冊)為單位，分別按照流水順序編制混年度案卷號，并在案卷目錄“卷號”一欄內填寫相應的案卷號，使每一種會計檔案均擁有按會計報表、會計帳簿、會計憑證分類的三個順序號及相應的三本案卷目錄。

第十五條會計檔案排列編號不體現保管期限特征，如遇會計檔案保管期滿需要銷毀時，可在相應案卷目錄中加蓋“銷毀”戳記，并注明銷毀日期。

第十六條 各級建設銀行的會計檔案，原則上由本級行檔案部門集中保管。如果檔案部門庫房條件不能滿足實際需要，個別數量多，利用率高的會計檔案，如儲蓄會計檔案，也可在執行檔案部門統一的管理與操作規定的前提下，由有關的業務部門代為保管。

第十七條 各級行要加強對會計檔案的科學管理。創造必要的保管條件和良好的保管環境。檔案部門應編制完整的案卷目錄和其他檢索工具，積極為財會和有關工作提供服務。

第十八條 本級行內部借閱會計檔案應由借閱人填寫借閱單，并經借閱部門負責人批準方可借閱。檔案借閱單應注明借閱日期、借閱人、審批人、檔案的種類、年代、期限和卷號、歸還日期及檔案部門經手人等基本項目，以分清責任，確保會計檔案的完整與安全。公安部門、司法部門和有關單位處理案件或特殊情況需要查閱會計檔案時，必須持縣級以上主管部門的正式介紹信，經行長或辦公室主任批準后方可查閱、抄錄、復制或拍照，但不得將原件借出。

第十九條各級行應建立會計檔案的審查和保密制度，定期檢查會計檔案的保管情況，對破損或變質的會計檔案，應及時修補、復制或做其他技術處理。

第二十條 檔案部門保管的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如需拆封重新整理，則應會同財會部門立卷人員或經辦人共同進行，并在案卷封皮適當位置(或設記錄本)作拆封情況記錄。記錄內容應包括被拆封會計檔案的年度、種類、卷號、拆封原因和拆封時間。財會、檔案部門經手人應在拆封情況記錄上簽字。

第二十一條會計檔案的鑒定銷毀工作，按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》中的有關規定執行。

第二十二條本辦法自頒布之日起執行。以前年度的會計檔案，凡經過系統整理，能夠滿足利用需求且便于保管的，可維持原狀。

第二十三條本辦法適用于各級建設銀行。

第二十四條本辦法由總行辦公室負責解釋，補充、修改時同。