總公司檔案管理暫行規定

一章 總 則

一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民和國檔案法》、《中華人民和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

二章 檔案管理

二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

三條 檔案室履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

五條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

三章 檔案的歸檔

六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料；

二、本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；

三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；

五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；

六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

七條 歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的二上半歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計度終了后由會計部門整理歸檔，保管一后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

八條 下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

三、企業產權變動過程中形成的文件材料；

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

四章 檔案的鑒定

九條 每應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、科技檔案見具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

五章 檔案的銷毀

十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理市辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處（分公司）級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，同在銷毀清冊上簽字。

六章 檔案的保密安全

十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公場所。

十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。

十七條 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。

十八條 非檔案管理人員，未經批準不準進入。

十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

七章 檔案的利用

二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

二十四條 借閱期限不得超過天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

八章 附則

二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的補充。