1.確定會議主題

無論組織什么樣的會議，都有會議主題，特別是組織大型會議，必須明確會議要研究解決什么問題，達到什么目的。

會議主題的確定的主要方法主要實際一是要有切實的依據;二是必須要結合本單位的實際;三是要有明確的目的。

2.確定會議的時間和地點

會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環境適合，交通方便，會場附屬設施齊全。

3.確定會議的規模

會議的規模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量，會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。

4.確定會議議程

會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的方法主要一是根據到會主要領導的情況，確定會議主持人;二是根據會議的主題，確定會議發言人;三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據會議規模，確定討論方式;四是根據會議擬達到的目的，安排主要領導做好會議的總結。

5.確定會議文件和材料的準備

包括大會的主報告;大會發言單位的材料;會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、*臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關資料。

6.確定會議組織和分工

這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都必須有專人負責，責任到人，并明確任務和要求。會議組織分工包括文件起草和準備、會務組織、會場布置、會議接待，生活服務(含娛樂活動安排)、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。

注意事項

1.明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、要求和意義，以便制定。

2.反復多次與領導和有關方面商定、必要時通過開聯席會征求制定的意見或方案。

會議方案模板

××市經濟工作會議安排方案

1.會議主題：

貫徹落實中央經濟工作會議精神。重點是討論研究全市經濟發展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定于×月×至×日(4天)，在××××招待所召開。×月×日下午或晚上報到。

3.會議規模：1.參加會議人員(正式代表);2.特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關于本年度工作總結和貫徹中央經濟工作會議精神的具體措施的發言;

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行);

第三天繼續分組討論;

第四天上午繼續分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發言單位材料;

(2)會議日程表、參加會議人員名單、*臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表;會議須知等;

(3)會議參閱文件。

6.會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。

附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

(三)注意事項：方案擬定后，須報經領導審核和批準。方案一經批準，需作下列工作：

(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準備);會務服務(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫療、保衛等，經費預算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，并布置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。