一、認真領(lǐng)會會議籌備方案的基本特點

1.預(yù)演性。會議籌備方案是會議過程的預(yù)演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設(shè)想和策劃，將會議計劃全過程可能發(fā)生的事項預(yù)先安排出來，形成相對嚴謹周密、可資指導(dǎo)實施的文字方案，以便統(tǒng)籌布置會議各項事宜。

2.周全性。會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內(nèi)容，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說，擬定一份考慮周全、細致縝密的會議籌備方案，是做好一切會務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。

3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細化具體事項及責任人、完成時間等，用以指導(dǎo)做好會議籌備工作，方案應(yīng)當是具體詳實的、操作性強的，否則就失去了方案的作用和意義。

二、全面掌握會議籌備方案的格式要素

會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。

1.標題

標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構(gòu)成，如例文標題《××集團公司工作會議籌備方案》，再如《××學(xué)院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱，由事由和文種構(gòu)成，如《××?xí)�議籌備方案》。

2.正文

正文部分是方案的核心。一般因會議性質(zhì)、規(guī)模等的不同，會議籌備方案的內(nèi)容也有所區(qū)別和側(cè)重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會議目的、任務(wù)、主題、時間、地點、參會人員范圍、日程、議程、會議設(shè)備、文件資料、會務(wù)分工、會議經(jīng)費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規(guī)模、主持人、日程、會場布置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務(wù)工作分工及進度、會議經(jīng)費預(yù)算等作了詳細計劃，對單位領(lǐng)導(dǎo)、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導(dǎo)作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及工作機構(gòu)，制定會議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。

3.尾部

落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應(yīng)加蓋單位公章。

三、充分考慮會議籌備方案的注意事項

有些人往往對會議籌備方案不置可否，認為是可有可無、無關(guān)緊要的文件。事實上，編制會議籌備方案是一項系統(tǒng)性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細致全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領(lǐng)性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上決定了會議的成效和質(zhì)量。實際工作當中，有些會議還需向上級機關(guān)請示核準，會議籌備方案可作為上級審核批準的重要依據(jù);有些會議需向聯(lián)辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備，此時會議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。

因此，秘書人員在制定會議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方面商定和征求意見;對經(jīng)費的把關(guān)要精打細算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定后，要報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準，并及時召開會務(wù)工作會議，明確分工和時間節(jié)點，必要時可以進行會議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補缺，進一步優(yōu)化籌備方案。

特別是臨會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進行現(xiàn)場檢查驗收，預(yù)先制定現(xiàn)場檢查路線，確定現(xiàn)場檢查重點，制作檢查表單，以便現(xiàn)場檢查時逐一查驗核對，對未達到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內(nèi)容包括：會議準備是否充分，會議環(huán)境條件是否具備，會議文件材料、用品準備、會議設(shè)備調(diào)試、會場布置等是否到位，以及會議應(yīng)急預(yù)案、會議安全保衛(wèi)工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。

總之，對會議籌備情況進行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質(zhì)量具有重要的實踐意義。

會議方案模板

××市經(jīng)濟工作會議安排方案

1.會議主題：

貫徹落實中央經(jīng)濟工作會議精神。重點是討論研究全市經(jīng)濟發(fā)展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定于×月×至×日(4天)，在××××招待所召開。×月×日下午或晚上報到。

3.會議規(guī)模：1.參加會議人員(正式代表);2.特邀代表和列席人員：工作人員(含服務(wù)人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關(guān)于本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟工作會議精神的具體措施的發(fā)言;

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行);

第三天繼續(xù)分組討論;

第四天上午繼續(xù)分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結(jié)，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發(fā)言單位材料;

(2)會議日程表、參加會議人員名單、*臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表;會議須知等;

(3)會議參閱文件。

6.會務(wù)工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。

附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

(三)注意事項：方案擬定后，須報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準。方案一經(jīng)批準，需作下列工作：

(1)召集會務(wù)工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準備);會務(wù)服務(wù)(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療、保衛(wèi)等，經(jīng)費預(yù)算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，并布置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。